Conforme a los estudios realizados por la universidad de Melón y MIT, el tener normas de comportamiento bien definidas es una de las condiciones básicas para lograr un equipo de trabajo de alto desempeño. Para ello, el formular acuerdos de trabajo, es central para el éxito del equipo.
Un acuerdo de trabajo es una guía que define como los equipos quieren trabajar, que quieren en su ambiente de trabajo para sentirse libres de aprender, explorar, descubrir y seguros unos con otros. (Haskell, Cyr & McPhail, Strengthening your facilitation skills, level 1, 2007)
Como coach he encontrado en los acuerdos de trabajo una herramienta ideal para facilitar los procesos de coaching de equipos, o bien para incluirlos en talleres de trabajo en equipo, ya que proveen un espacio seguro para trabajar, lo que la Dra. Amy Edmondson denomina como “seguridad psicológica” . Aquí les presentamos varias características de lo que es un acuerdo de trabajo:
- Son desarrollados y aceptados por el equipo mismo
- Describe formas de comportamiento positivas
- Son simples, directos y limitados
- Se recuerdan o están a la vista en cada reunión que se efectúe, para tener un marco de referencia
- Su cumplimento es posible
- Se pueden compartir con alguien más, en un tiempo muy corto
Para poder identificar potenciales acuerdos conforme a la necesidad el equipo, el coach de equipos puede hacer las siguientes preguntas:
- ¿Qué situaciones usualmente interfieren con el rendimiento del equipo?
- ¿Qué comportamientos te desaniman o quitan participación?
- ¿Qué acuerdos necesitarías que te impulsen a lograr tus metas y las del equipo?
Lo importante es que sean de valor, fomenten el trabajo en equipo y sean apoyados por cada integrante. Veamos algunos ejemplos de acuerdos de trabajo:
- Animar y dar oportunidad a que todos opinen
- Empezar y terminar a tiempo
- Mantenerse en el tema a discutir
- Crea un ambiente de apertura y creatividad
- Cuando hay conflicto, enfocarnos en el reto y no en las personas
- Ser constructivo
Existen varias maneras de llegar a estos acuerdos, para ello es esencial que el coach de equipos presente al equipo la importancia y beneficio de obtener estos acuerdos, explicar qué son las “reglas del juego” sobre las que se van a relacionar de ese momento en adelante, para brindar seguridad y libertad a los miembros del equipo.
Contribución de todos: se pide a cada integrante del equipo que liste 2 o 3 comportamientos que les hagan sentirse seguros y cómodos frente al grupo. Seguidamente se reúnen en grupos pequeños y extraen los 2 o 3 comportamientos más importantes por grupo, para luego compartirlos con el resto de grupos, seguidamente entre todos los grupos, eliminan los repetidos, aclaran conceptos, redefinen los que sea necesario, determinar los acuerdos finales y obtienen un listado de los mismos.
El método de las tarjetas: se divide el equipo en varios grupos, a cada grupo se le entrega iguales sets de tarjetas, cada tarjeta contiene un comportamiento deseado para el buen funcionamiento del equipo. Cada grupo escoge dos o tres tarjetas y las comparte con la general, para hacer un listado común de comportamientos, sobre las que discutirán y se basarán para definir los acuerdos de trabajo finales.
Propuesta directa: en situaciones en que el tiempo es corto, y el coach ya tiene conocimiento o ha tomado el tiempo para indagar sobre las dinámicas del grupo, el coach puede llevar un listado de acuerdos preparados y presentarlos al equipo, conforme al tiempo disponible el equipo podrá opinar sobre los mismos y tomar una decisión sobre su aceptación.
Los acuerdos servirán de referencia para las relaciones entre el equipo y así lograr mejores niveles de productividad, recordarlos al inicio de cada reunión o ponerlos a la vista en el sitio donde el equipo se convoque es de mucha utilidad.
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